√ 9+ Contoh Surat Pengantar Dokumen | Fungsi, Format dan Hal Penting

Contoh surat pengantar dokumen – Terdapat berbagai banyak keperluan yang memerlukan kita untuk membuat surat pengantar, seperti surat keterangan tidak mampu, pembuatan SKCK, izin nikah, dan lain sebagainya.

Namun, selain itu surat ini juga merupakan surat yang bisa digunakan untuk lampiran ketika mengirimkan dokumen ke suatu instansi atau perusahaan. Fungsi dari surat pengantar adalah surat umum yang semua orang berhak tahu bagaimana caranya membuat surat ini.

Untuk membuat surat pengantar sangatlah mudah, namun harus diperhatikan kata-kata yang ingin kita pakai. Jika kalian sudah bisa membuat satu surat pengantar, maka kalian pun akan bisa membuat surat pengantar dokumen selanjutnya dengan berbagai keperluan.

Sebelum melanjutkan

• Baca juga: √ 8+ Contoh Surat Pribadi Untuk Orang Tua Beserta Tips Pembuatannya
• Baca juga: √ 15+ Contoh Surat Pengumuman | Perusahaan, OSIS, Rapat dan lainnya
• Baca juga: √ 10+ Contoh Surat Lamaran Pekerjaan Bahasa Inggris Berdasarkan Iklan

Fungsi Surat Pengantar Dokumen

Selain dari sifatnya yang umum, surat pengantar memiliki fungsi lainnya yang tentunya akan berdampak pada hubungan silaturahmi antar instansi atau perusahaan. Untuk fungsinya yang lain, kalian bisa baca di bawah ini.

1. Merupakan bentuk kesopanan serta terkesan administrasi yang rapi.
2. Merupakan bukti atas pengiriman dari orang yang terpercaya dan resmi dari suatu instansi atau perusahaan.
3. Sebagai penjelas berbentuk formal dengan maksud dan tujuan dari si pengirim.
4. Merupakan syarat untuk mendapatkan berbagai surat resmi, seperti SKCK, izin nikah, dan lainnya.

Format Surat Pengantar Dokumen

Surat pengantar masih termasuk dalam surat resmi, sehingga dalam pembuatannya harus terdapat format tertentu yang harus kamu ikuti. Format tersebut antara lain kop surat, kepala surat, isi surat, dan penutup.

Contohnya antara lain:

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

(Nama Instansi)
(Alamat Lengkap)
(Kontak)

(Tempat dan tanggal pembuatan surat)

Nomor:………………….
Lampiran:……………..
Perihal:…………………

Yth,
(Orang yang dituju)
(Alamat penerima)

(ISI SURAT)

Demikian surat ini yang bisa kami sampaikan. Atas perhatian dari saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
(Nama pengirim)

(Jabatan pengirim)

[/su_note]

Berbagai Hal yang Perlu Diperhatikan

Selain format di atas, terdapat berbagai hal yang pasti harus kamu perhatikan dalam pembuatan surat pengantar dokumen, di antaranya sebagai berikut.

Kop Surat

Bisa dibilang kop surat merupakan hal yang terpenting dalam surat resmi, sebab dengan menggunakan kop surat akan menunjukkan keresmian dari sebuah surat. Sehingga hal ini menjadi penting dan tidak boleh terlewatkan.

Selain itu, fungsi lain dari kop surat adalah untuk menyatakan identitas resmi dari sebuah instansi atau perusahaan dari pihak penulis yang menyatakan nama, alamat, dan lain sebagainya.

Penetapan Bahasa

Selain kop surat salah satu aspek terpenting lainnya adalah bagaimana kalian menggunakan bahasa yang tepat dan harus sesuai dengan kaidah EYD (Ejaan yang Disempurnakan).

Sebisa mungkin ketika kalian sudah menyelesaikan menulis surat, cek terlebih dahulu bahasa yang kalian pakai dalam tulisan anda atau bisa saja sebelum menulis, pikirkan terlebih dahulu kata yang tepat yang ingin kalian pakai.

Tempat dan Tanggal

Dengan tidak adanya keterangan tempat dan tanggal pada surat kalian akan membuat sang penerima menjadi kurang percaya surat tersebut berasal dari mana.

Sehingga diperlukan keterangan tempat dan tanggal yang pasti untuk sebagai penunjuk dari surat tersebut kapan ditulis dan sampai kapan surat tersebut berlaku.

Pemberi dan Penerima

Hal terpenting terakhir adalah bagaimana penulisan penulis surat atau pemberi dan penerima surat atau orang yang ingin kalian tuju. Sebelum menulis nama pemberi dan penerima pastikan kalian sudah mengecek bagaimana kepenulisan gelar orang tersebut.

Contoh Surat Pengantar Dokumen

Contoh Surat Pengantar Dokumen Keterangan Tidak Mampu

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 15 Juli 2022

Surat Keterangan Tidak Mampu
Nomor: 678/KTWQ/XII/2022

Kecamatan Ujung Tanduk dengan menerangkan bahwa

Nama: Bambang Sutrisno
NIK: 0123456789
Tempat & Tanggal Lahir: Bekasi, 28 Maret 1979
Jenis Kelamin: Laki – Laki
Status Perkawinan: Kawin
Pekerjaan: Petani
Agama: Islam
Alamat: Jl. Kencana No. 43 RT. 05 RW.15 Kel. Sekar Indah Kec. Mustika Jaya Kabupaten Bekasi

Berdasarkan surat pengantar dari RT. 05 RW. 15 Reg. No: 041/RT 05/RW. 015/XII/2022
Tanggal 26 Oktober 2022, bahwa benar yang bersangkutan keluarga tidak mampu.

Surat keterangan ini untuk persyaratan Bantuan Pendidikan Sekolah atas nama:

Nama: I Gusti Bambang
Tempat & Tanggal Lahir: Bali, 24 Agustus 2006
Nama Sekolah: SMP Cendika Wicaksana

Surat keterangan dinyatakan tidak berlaku apabila terjadi pelanggaran, peraturan Perundang-undangan dan Perda Kabupaten Bekasi serta apabila terdapat kekeliruan kesalahan dalam pembuatannya, pemohon atau pemegang bersedia mempertanggungjawabkan secara hukum tanpa melibatkan pihak manapun.

Surat keterangan ini berlaku untuk satu kali keperluan.

Demikian surat keterangan ini yang bisa kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima  kasih.

Hormat Kami,
Anggun Purnama

Kecamatan Ujung Tanduk

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Proposal Bantuan Dana

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 12 November 2022

Nomor: 06/XVF/IV/2022
Perihal: Surat Permohonan Bantuan Dana

Kepada
Bapak Bambang Sugiono

Assalamualaikum wr. wb.
Marilah kita bersyukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kita berbagai nikmat sehingga kita dapat melanjutkan hidup dengan semangat.

Dengan adanya suatu perlombaan karya ilmiah bagi anak-anak muda di desa kami, kami selaku panitia dan juga kepala desa ingin meminta pertolongan dana kepada Bapak.

Dana tersebut nantinya akan digunakan untuk kebutuhan operasional perlombaan yang akan kami selenggarakan pada tanggal 25 November 2022.

Demikian surat ini yang dapat kami sampaikan, atas perhatian Bapak kami ucapkan banyak-banyak terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Desa Tambungan

Joko Susono

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Penawaran

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 14 Juni 2022

Nomor:  189/OP/N/2012
Perihal: Surat Pengantar Penawaran

Kepada Yth,
Bagian Pengadaan Barang dan Penjualan
PT. Ziltonesia
Jl. Buah Mengkudu No. 96
Bekasi

Dengan hormat,
Pada beberapa waktu yang lalu, kami telah menemukan perusahaan yang di kelola Bapak/Ibu yakni PT. Ziltonesia yang mana sekaligus satu perusahaan yang memiliki kemiripan dengan perusahaan kami.

Dengan bermaksud membuat penawaran, kami selaku PT. Jihon ingin memberikan sebuah penawaran beberapa produk kami, dengan harapan perusahaan kedua belah pihak dapat melaksanakan kerja sama jangka panjang.

Bersamaan dengan surat ini ditulis, kami telah melampirkan beberapa produk yang ingin kami tawarkan yang bisa Bapak/Ibu pilih.

Demikian surat ini yang dapat kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan banyak-banyak terima kasih.

Hormat kami,
PT. Jihon

Joko Sutrisno
Pemilik

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Laporan

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 4 Januari 2022

Nomor:  189/PO/L/2022
Perihal: Surat Pengantar Penawaran

Kepada
PT. Makmur
Jl. Panjang No. 8
Bekasi

Dengan hormat,
Melalui surat ini kami ingin menyampaikan bahwa dengan pelaksanaan renovasi jalan yang tengah berlangsung kemarin hingga dua minggu kemudian telah berjalan normal.

Adapun niatan kami membuat surat ini adalah untuk melaporkan kisaran anggaran yang telah kita pakai untuk proyek ini dan sudah berapa persen anggaran biaya itu dipakai. Untuk detailnya, bisa dibaca di kertas khusus untuk laporan anggaran biaya.

Laporan tersebut berhak kami ajukan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Untuk itu sekiranya bapak ingin mengetahui detail kelanjutan tahap produksi dan laporan keuangan bisa menghubungi kami terlebih dahulu.

Demikian surat laporan ini yang kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Permak Burung

Kirman
Pemilik

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Kerja

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 12 Februari 2022

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Abdul Kuncoro
Jabatan: Manajer
Alamat: Jl. Kelapa Butut No. 62 Bekasi

Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: Ghofur Jailani
Alamat: Jl. Kidul No. 31 Bekasi

Adalah benar bahwa beliau adalah atasan kami sekaligus sebagai pemilik dari perusahaan dari tempat saya bekerja. Beliau sudah menganggap saya seperti saudaranya sendiri, oleh karena itu saya telah dipercayai untuk memegang posisi penting dalam perusahaan beliau tersebut.

Demikian surat ini yang bisa saya tulis, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Kapuk Permai

Abdul Kuncoro
Manajer perusahaan

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Dinas

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 13 Januari 2022

Nomor:  964/XE/VI/2022
Perihal: Surat Pengantar Dinas

Sehubungan dengan diadakannya rapat kerja sama dalam sebuah proyek yang akan kita jalani yakni pembangunan sebuah infrastruktur olahraga di Kota A, kami akan mengutus beberapa karyawan kami yang memang sudah ahli dan expert di bidangnya.

Berikut ini utusan kami yang akan menjadi perwakilan dari PT. Skema Media:

1. Nama: Ahmad Jailani
   Jabatan: Manajer Desain
   Nomor Induk: 045698712612648
2. Nama: Indah Purnama
   Jabatan: Manajer Marketing
   Nomor Induk: 864731905249761

Dengan adanya utusan dari PT. Skema Media, kami berharap proses berjalannya rapat hingga proyek pengerjaannya bisa rampung tepat waktu.

Demikian surat ini yang bisa kami tulis, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Skema Media

Tegar Teguh
Manajer perusahaan

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Berkas

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 4 Maret 2022

Nomor:  964/XE/VI/2022
Perihal: Surat Pengantar Berkas

Kepada Yth,
Accounting Manager PT. Reksa Mana
Jl. Kilor No. 7

Dengan hormat,
Dengan kesepakatan yang telah kita jalani semestinya, bahwa setiap dalam perjanjian kerja sama kita menetapkan tanggal 10 untuk waktu akhir dalam pembayaran tagihan.

Sehingga dengan surat ini kami ingin mengirimkan tagihan total di bulan sebelumnya atau lebih tepatnya bulan Februari 2022.

Demikian surat pengantar surat ini, atas waktu dan kesempatannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Indo Kersono

Faqih Ilham
Manajer perusahaan

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Pembuatan Dokumen

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 15 Januari 2022

Nomor:  964/XE/VI/2022
Perihal: Surat Pembuatan Dokumen

Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Ketua RT 06 RW 14 Perumahan Rangkabitung Kecamatan Kalis Kabupaten Pekanan. Menerangkan bahwa sebenarnya:

Nama: Bilal Musthafa
Jenis Kelamin: Pria
Tempat & Tanggal Lahir: Tangerang, 17 Mei 1997
Kewarganegaraan: WNI
Agama: Islam
Status: Belum menikah
Surat Bukti Diri: KTP & KK NO. 03346972346978
Alamat: Perum. Rangkabitung Blok I No. 19 Kabupaten Bekasi

Sesuai dengan nama yang bersangkutan di atas, maka surat pengantar ini dibuat untuk sebagai keperluan Pengantar Nikah dan berlaku dimulai dari tanggal 19 Februari 2022 sampai dengan 26 Februari 2022.

Demikian surat pengantar yang kami buat ini, sekiranya dapat digunakan dengan baik dan benar dan tidak lupa bertanggung jawab.

Hormat kami,
Ketua RT 06 RW 14

Bambang Hartanto

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Pembuatan SKCK

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 28 April 2022

Nomor:  964/XE/VI/2022
Perihal: Surat Pembuatan Dokumen

Yang bertanda tangan di bawah ini Ketua RT. 01 RW. 11, Perum. Asem Jaya, Kecamatan Jentik, Kabupaten Bekasi. Menerangkan bahwa sebenarnya:

Nama: Puput Nugroho
Tempat & Tanggal Lahir: Bekasi, 4 Juli 1996
Jenis Kelamin: Perempuan
Agama: Islam
Alamat: Perum. Asem Jaya, Blok. J No. 24, Kabupaten Bekasi

Adalah warga kami yang tinggal di Perumahan Asem Jaya Kabupaten Bekasi dan bermaksud untuk mengurus surat keterangan catatan kepolisian (SKCK).

Demikian surat pengantar ini dibuat, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua RT 01 RW 11

Sugiharto

[/su_note]

Contoh Surat Pengantar Dokumen Kerja Lapangan

[su_note note_color=”#ffffff” text_color=”#000000″]

Kop Surat

Bekasi, 15 April 2022

Kepada Yth. HRD Manajer
PT. Kinto Media
Jl. Belang No. 74
Bekasi

Dengan hormat,
Dalam rangka untuk meningkatkan daya saing SDM kita di masa depan, maka dengan ini kami selaku pihak Fakultas Ilmu Terapan Universitas Telkom ingin mengirimkan mahasiswa untuk melaksanakan Kerja Praktik sesuai dengan bidangnya masing-masing.

Berkaitan dengan di atas, mohon kiranya Bapak/Ibu mempertimbangkan kesempatan mahasiswa-mahasiswi kami untuk kerja praktik di tempat bapak.

Nama: Raditia Purnomo
NIM: 07316824973
Program: D4
Jurusan Multimedia

Nama: Riana Bekti
NIM: 06134972346
Program: D4
Jurusan: Multimedia

Nama: Indra Harahap
NIM: 06931204671
Program: D4
Jurusan: Multimedia

Untuk pelaksanaannya, kami berikan waktu mereka jalan selama 2 bulan, terhitung dari bulan Mei 2022 sampai dengan Juli 2022.

Demikian atas perhatian dan kerja samanya, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Ketua Jurusan Multimedia
Universitas Telkom

Bagus Budiawan

[/su_note]

Beberapa surat di atas dapat kalian praktikan dan gunakan untuk kehidupan kalian masing-masing. Beberapa contoh surat di atas sifatnya informatif, jika kalian ingin mengikuti contoh surat di atas silahkan dipakai sesuai kebutuhan. Sekian dari kami, terima kasih dan sampai jumpa.